Dokument i Specifikimeve Teknike

Për Agjencinë Zbatuese të Forumit Kombëtar për Demokraci Lokale 2026

Tema: “Hartëzimi i së Ardhmes: Demokracia Lokale e Shqipërisë 2026”

Data: 25 Mars 2026 | Vendi: Tiranë | Kohëzgjatja: gjysmë dite (orientim 09:00–13:30)
Organizator: Shoqata Kombëtare e Bashkive të Shqipërisë (SHKBSH)
Bashkëorganizator: Me mbështejen teknike dhe financiare të Projektit “Bashki të Forta”, projekt i Agjencisë Zvicerane për Zhvillim dhe Bashkëpunim (SDC) dhe Qeverisë së Suedisë i zbatuar nga Helvetas.

1. Qëllimi i kontratës

Të angazhohet një agjenci e specializuar për organizim dhe menaxhim eventi, për të planifikuar, koordinuar dhe zbatuar në mënyrë profesionale Forumin Kombëtar për Demokraci Lokale 2026, duke siguruar standarde të larta logjistike, teknike, komunikimi, organizative dhe dokumentimi, në përputhje me programin dhe kërkesat e organizatorit.

2. Profili i eventit dhe parametrat bazë

• Formati:Konferencë/Forum me panele, prezantime dhe diskutim.
• Pjesëmarrja:rreth 100 pjesëmarrës, stil “teatër”.
• Panel kryesor:konfigurim 5+1 (5 panelistë + moderator) + foltore.
• Gjuha:Shqip/Anglisht me përkthim simultan (dy drejtime).
• Outpute:dokumentim foto/video, komunikim publik, materiale të branduara, përmbledhje rekomandimesh (nga organizatori; agjencia mbështet me materiale/formatim).

3. Fusha e shërbimeve

Agjencia do të sigurojë shërbimet si më poshtë, nga faza e planifikimit deri pas-eventit:

3.1. Menaxhim dhe koordinim i përgjithshëm

• Caktimi i njëEvent Manager (pikë kontakti) dhe minimalisht 2 persona të dedikuar për ditën e eventit.
• Hartimi iplanit të punës me afate, përgjegjësi dhe varësi.
• Koordinim me SHKBSH, bashkëorganizatorët dhe mbështetësit për vendimmarrje, miratime dhe protokoll.
• Menaxhimi i furnitorëve/nën-kontraktorëve (AV, print, interpretim, catering, etj.).
• Plan menaxhimi risku (backup për energji, audio, interpretim, streaming, etj.).

3.2. Vendndodhja dhe infrastruktura (Venue & Set-up)

• Identifikimi/rezervimi dhe koordinimi me hotelin/sallën (orientim:gjysmë dite, stil teatër, ~100 pjesëmarrës).
• Sigurimi i set-up sipas kërkesave:
  • Skenë (stage)rreth 15 m²
  • Moketpër skenën rreth 20 m².
  • Foltore(plex/strukturë) me panel forex të branduar me logon e Forumit.
  • Backdropi jashtëm me ndriçim (për hyrjen/zonën foto).
  • Organizim i “registration desk”, sinjalistikë dhe rrjedha e pjesëmarrësve.

3.3. Pajisje audio-vizuale dhe ndriçim

• Ekran LED 4m x 2.8m, i përshtatshëm për prezentime, video loop, logot e partnerëve, lidhje me konferencë online dhe grafika.
• Foni (audio):
  • sistem qendror audio,
  • mikrofona “akullore” për audiencën (Q&A),
  • mikrofona “lavalier”/me mizë për panelistët,
  • mikrofon për foltoren,
  • miksim profesional, testim dhe monitorim gjatë eventit.
• Ndriçim(format TeDex ose ekuivalent):
  • ndriçim shtesë për sallën,
  • ndriçim i dedikuar për panelistët dhe foltoren,
  • testim para hapjes dhe operator gjatë eventit.

3.4. Përkthim simultan (Shqip–Anglisht / Anglisht–Shqip)

• Sigurimi i:
  • kabinës/stendës së përkthimit,
  • pajisjeve (receiver/headsets) për pjesëmarrësit,
  • (minimum) 2 përkthyes profesionistë (sipas praktikës standarde për evente).
• Testim teknik para eventit; staf teknik gjatë eventit.

3.5. Materiale grafike, branding dhe prodhim print

Agjencia duhet të prodhojë/koordinojë (me miratimin e organizatorit) materialet e mëposhtme, në përputhje me identitetin e eventit:

• Roll-up banner: 2 copë për hyrje.
• Flyer A4me info mbi forumin dhe panelistët.
• Dosje A4 të branduara.
• Bllok shënimesh A5 me spirale.
• Stilolapsa të branduar.
• Spila të vogla (pins) me logon e Forumit.
• Printim newsletter(shqip-anglisht) për pjesëmarrësit (nëse konfirmohet nga organizatori).
• Krijim materialesh për LED: formatim prezentimesh, loop/slide të branduara, inserte logosh, slate “starting soon/agenda”, etj.
• Brand identity package(nëse kërkohet si pjesë e kontratës): adaptime të logove/elementëve, guideline e thjeshtë, template për slide, etj.
  • Shënim:të gjitha materialet finalizohen vetëm pas miratimit të SHKBSH.

3.6. Mikpritje dhe catering

• Organizimi i:
  • coffee break(kafe/çaj/biskota/ujë) për hapjen,
  • fingerfoodnë përfundim,
  • ujë ekstra për panelistët(në skenë dhe prapa skenës).
• Koordinim me venue për menunë, dietat dhe rrjedhën e shërbimit.

3.7. Regjistrim, protokoll dhe menaxhim i pjesëmarrësve (on-site)

• Organizim i regjistrimit (lista dhe orientim).
• Menaxhim i ulëseve VIP/panelistëve dhe protokollit (në koordinim me organizatorin).
• Koordinim i kohës së sesioneve, radha e moderatorit/panelistët, menaxhim i Q&A.

3.8. Dokumentim foto/video dhe produkte multimediale

• Fotograf (gjysmë dite) me dorëzim të set-it të fotove të përzgjedhura dhe të plota (high-res + web).
• Videograf + post-produksion (video përmbledhëse/after-movie) sipas brief-it të organizatorit.
• Produkte për Rrjetet Sociale (Real-time): 5 video të shkurtra (15–30 sekonda) në format vertikal (9:16), të optimizuara për Instagram/Facebook Reels, të dorëzuara në kohë reale gjatë eventit për publikim të menjëhershëm.
• Post-production video paketë shtesë: materiale të shkurtra (p.sh. story IG/FB) me deklarata kyçe nga panelistët kryesorë.
• Foto familjare e Forumit: printim dhe shpërndarje për pjesëmarrësit (me brandim), sipas specifikimit të organizatorit.

3.9. Përditësim i “landing page” dhe komunikim digjital.

• Përditësimi/ mirëmbajtja e“landing page”-it të dedikuar për eventin (https://demokracialokale.org), e ndërlidhur me website-in e SHKBSH (shkbsh.al) si ikonë/faqe e veçantë.
• Struktura minimale: agenda, koncepti, folësit, info logjistike, RSVP/kontakt, logot e partnerëve.
• Sigurimi i dorëzimit të aksesit/backup-it dhe dokumentimit teknik.

4. Kërkesa teknike minimale

Agjencia duhet të garantojë:

• LED8m me input të sigurt (HDMI/SDI) dhe operator.
• Audio me miksim profesional + mikrofona sipas konfigurimit të sipërpërmendur.
• Ndriçim për panelistë/foltore (pa hije dhe me temperaturë të përshtatshme).
• Sistem përkthimi simultan funksional me testim paraprak.
• Plan backup (mikrofon rezervë, laptop rezervë për prezantime, kabllo/adapterë, UPS sipas mundësisë).
• Kontroll i cilësisë së të gjitha printimeve (ngjyra, prerje, rezolucion, korrektësi e logove).

5. Standardet e brandimit dhe rregullat e përdorimit të logove

• Përdorimi i logove të SHKBSH, SDC, “Bashki të Forta” vetëm sipas manualeve/udhëzimeveqë do të jepen nga organizatori.
• Asnjë material nuk publikohet/printohet pamiratim nga organizatori.
• Agjencia dorëzon file-t burimore (p.sh..ai/.psd/.pptx) dhe versionet finale (.pdf/.png/.jpg) sipas marrëveshjes.

6. Dorëzimet

Minimumi i dorëzimeve përfshin:

• Plan pune + listë furnitorësh + plan logjistik.
• Layout i sallës + skema e skenës/AV.
• Set i materialeve të branduara (print & digital) sipas listës së mësipërme.
• LED content pack (loop, slide standarde, template prezantimesh).
• Foto set i eventit + video përmbledhëse + klipet e shkurtra sociale + live recording (nëse realizohet).
• Raport i shkurtër pas-eventit: çfarë u realizua, çfarë u dorëzua, rekomandime për herën tjetër + linke/dorëzime.

7. Afatet orientuese

• T-3 javë:planifikim, venue, AV, interpretim, koncept komunikimi.
• T-2 javë:finalizim i dizajneve, nisje e prodhimeve.
• T-1 javë:konfirmime furnitorësh, landing page, PR plan.
• T-1 javë:prova teknike, final content për LED, listat finale.
• Dita e eventit:zbatim + koordinim i plotë + dorëzimi i fotove për publikim.
• 3 ditë pune:dorëzim i të gjitha fotove dhe draft video; 
• 7 ditë punedorëzim i raportit final (sipas marrëveshjes).

8. Kërkesa për ofertim

Agjencia e interesuar duhet të dorëzojë:

• Metodologji zbatimi(si do ta organizojë eventin, strukturë ekipi, menaxhim risku).
• Plan operacional(timeline + milestones).
• Përshkrim tekniki pajisjeve (LED, audio, ndriçim, interpretim) dhe kapaciteteve njerëzore.
• Portofol/eksperiencënë evente të ngjashme (min. 3 referenca).
• Ofertë financiare e detajuarsipas zërave të shërbimit (pa vendosur tavan; vetëm njësi/ndarje).
• Kohë dorëzimi dhe kushte garancie cilësie.

9. Kriteret e vlerësimit

• Përputhshmëria teknike dhe metodologjia (peshë e lartë).
• Eksperienca dhe referencat.
• Kapaciteti i ekipit dhe qasja në furnitorë.
• Planifikimi dhe menaxhimi i riskut.
• Kosto-efektiviteti (pa fond limit, por me transparencë dhe arsyetim të çmimeve).

DOKUMENTI I SPECIFIKIMEVE TEKNIKE (LOTI LOGJISTIKË & MENAXHIM)

Projekti: Forumi Kombëtar për Demokraci Lokale 2026
Autoriteti Kontraktues: Shoqata Kombëtare e Bashkive të Shqipërisë (SHKBSH)

1. TABELA E SPECIFIKIMEVE TEKNIKE (KËRKESAT MINIMALE VS. TË DËSHIRUESHME)

 

Nr.	Kategoria / Shërbimi	Specifikimi Teknik (Kërkesa Minimale – Mandatory)	Kërkesa të Dëshirueshme (Desirable / Bonus)
1	Menaxhimi i Eventit	Event Manager i dedikuar + 2 staf mbështetës on-site. Plan pune i detajuar (Gantt).	Eksperiencë e provuar në evente me donatorë (SDC, BE, etj.).
2	Salla & Infrastruktura	Sallë për 100 veta (teatër), skenë 15m², moket 20m², foltore e branduar.	Opsione për ndarje të sallës në “breakout rooms” nëse nevojitet.
3	Sistemi Audio (Fonia)	Sistem qendror, 2 mikrofona wireless (handheld), 6 mikrofona mize (lavalier), 1 mikrofon foltoreje.	Sistem audio me regjistrim të veçuar të kanaleve (multitrack).
4	Visual (LED & Video)	Ekran LED 4×2.8m (P2.5 ose më i mirë), laptop prezantimi, switcher video.	Monitorë “comfort” (prompter) për panelistët në skenë.
5	Ndriçimi	Ndriçim bazë për skenën dhe panelistët (pa hije në fytyrë).	Ndriçim dekorativ i sallës (uplighting) me ngjyrat e brandit.
6	Përkthimi Simultan	Kabinë izoluese, 2 përkthyes (AL-EN / EN-AL), 20 kufje/receiver.	Mundësi për përkthim “remote” si backup ose për pjesëmarrës online.
7	Short videos & Live in	Stream në kohë reale nga kanali i Instagram të SHKBSH + prodhimi i 5 videove të shkurtra për story 15-30 sek.	Streaming në kohë reale të eventit nga kanali i SHKBSH.
8	Produksioni Video	1 Video përmbledhëse (After-movie) 2-3 minuta, Full HD.	3-5 klipe të shkurtra (Reels/Stories) të optimizuara për Social Media.
9	Fotografia	1 Fotograf profesional, min. 100 foto të edituara brenda 48 orëve.	Shërbimi “Instant Photo Print” (foto familjare e printuar on-site).
10	Branding & Print	2 Roll-up, 100 Dosje, 100 Blloqe A5, 100 Stilolapsa, 100 Spila (pins).	Materiale ekologjike (Recycled paper/Eco-pens) sipas standardeve SDC.
11	Catering	Coffee break (kafe/çaj/ujë/biskota) + Fingerfood drekë për 100 veta.	Menu e diversifikuar (Vegane/Gluten-free) dhe produkte lokale.
12	Landing Page	Faqe web e dedikuar (interfaca me shkbsh.al), info & RSVP.	Sistem regjistrimi automatik me QR Code për hyrjen.

 

2. TABELA E DORËZIMEVE (DELIVERABLES) DHE AFATET

Agjencia fituese duhet të dorëzojë produktet e mëposhtme sipas afateve të përcaktuara:

Faza	Produkti (Deliverable)	Afati i Dorëzimit
I. Përgatitore	Plan Operacional i detajuar & Skema e Skenës (Floor Plan)	5 ditë pas nënshkrimit të kontratës
I. Përgatitore	Propozimet për përditësim të Dizajnit (Branding Package & Landing Page)	10 ditë pas nënshkrimit të kontratës
II. Zbatimi	Instalimi Teknik (Setup) dhe Prova Gjenerale (Rehearsal)	1 ditë para eventit (ose mëngjesin e eventit)
II. Zbatimi	Menaxhimi on-site i eventit, Catering dhe Protokolli	Dita e Eventit (25 Mars 2026)
III. Pas-Eventit	Seti i plotë i fotografive (High-Res)	3 ditë pas eventit
III. Pas-Eventit	Video Përmbledhëse (Final Cut) & Social Media Clips	3 ditë pas eventit
III. Pas-Eventit	Raporti Final i Aktivitetit (Narrativ & Teknik)	7 ditë pas eventit

3. KRITERET E VLERËSIMIT TË OFERTËS TEKNIKE

Ofertat do të vlerësohen bazuar në sistemin e pikëzimit (p.sh. 100 pikë total):

1. Metodologjia dhe Plani i Punës (30 pikë): Qartësia e procesit, menaxhimi i kohës dhe zgjidhjet logjistike.
2. Kapaciteti Teknik dhe Pajisjet (30 pikë): Cilësia e AV (LED, Audio, Ndriçim) dhe stafi i propozuar.
3. Eksperienca dhe Portofoli (20 pikë): Evente të ngjashme të realizuara me sukses (referenca).
4. Kreativiteti dhe Branding (20 pikë): Propozimi vizual dhe qasja inovative për landing page dhe materialet PR.

 

4. SHËNIME PËR AGJENCINË OFERTUESE

• Fond Limit:  Agjencia duhet të ofrojë çmimet më të mira të tregut për cilësinë e kërkuar.
• Pronësia Intelektuale: Të gjitha materialet (foto, video, dizajne, databaza e RSVP) mbeten pronë ekskluzive e SHKBSH.
• Standardet e Donatorëve: Agjencia duhet të respektojë me rigorozitet manualet e vizibilitetit të SHKSHB dhe donatorëve.
• Afati i aplikimit: Dokumentacioni duhet të dorëzohet fizikisht deri të premten, më datë 6 mars 2026, pranë zyrave të Shoqatës në adresën: Rruga “Ibrahim Rugova”, Kompleksi “Green Park”, Kulla 2, Kati 6.

Dokumenti i Specifikimeve Teknike